Что такое инвойс простыми словами?

В сфере грузовых перевозок специалисты часто пользуются такими понятиями как инвойс и проформа, однако данные формулировки часто непонятны для многих грузоперевозчиков и участников бизнес-процессов. В статье разберёмся, в чем отличие между проформой и инвойсом в таможенном деле и вообще в перевозках.

Что такое инвойс?

Коммерческий инвойс – это документ, передаваемый покупателю продавцом при выставлении счёта на оплату. В инвойс-фактуре содержится исчерпывающая информация о транспортируем товаре (масса, цвет, материал изготовления, назначение). Важный пункт документа – количество и итоговая стоимость товаров, а также сведения об отправителе и грузополучателе. В инвойсе подробно прописаны условия договора, поэтому он является полноценным документом для выполнения банковских платежей, оформления таможенных пошлин.

Зачем используют инвойс?

Документ необходим для валютного и таможенного контроля при осуществлении международных сделок.

• Таможенный контроль – инвойс должен быть предоставлен при транспортировке грузов через таможенные посты, чтобы инспектор мог оценить стоимость груза, рассчитать сумму пошлин.
• Валютный контроль – банковским организациям и органам валютного контроля инвойс необходим, чтобы клиент мог осуществлять платежи в иностранной валюте. Документ обеспечивает прозрачность финансовых транзакций.

Как при валютном, так и при таможенном контроле инвойс-фактура является обязательной составляющей финансовых операций, помогает правильно оценить стоимость товаров, обеспечивает соответствие валютным и таможенным регламентам.

Что такое проформа?

Проформа – это документ, в котором указана предварительная информация о перевозимом товаре, здесь могут быть отображены данные о цене, количестве единиц поставляемой продукции. Проформа-инвойс является основанием для оформления коммерческого инвойса или счёта. Документ необходим, если товар перевозится через границу в виде гуманитарной помощи или на условиях предоплаты, выполняется поставка сырья для последующей переработки, направляются выставочные образцы. Данные, указанные в проформе, могут изменяться. Документ не обязывает заказчика произвести оплату. Получить денежные средства на основе proforma invoice поставщик (продавец) не может.

Отличия инвойса от проформы

Коммерческий инвойс является официальным документом, выставляемым после оказания услуги в полном объеме или поставки товаров. Он обладает юридической силой, может считаться основой для учёта. При таможенном контроле коммерческий инвойс необходим, чтобы верно оценить стоимость товаров, рассчитать сумму таможенных сборов и налогов, осуществить финансовые операции.

Инвойс-проформа – предварительный инвойс, который выставляется ещё до фактического оказания услуги или поставки продукции. Данный документ юридически считается не обязательным, не требует оплаты, его основополагающая цель – предоставить покупателю сведения о предстоящей сделке. В документе прописываются условия оплаты, стоимость услуги или товаров, дополнительные детали, необходимые для планирования коммерческой сделки. Несмотря на то, что с первого взгляда кажется, что инвойс и проформа идентичны, документы различаются по многим пунктам, а именно:

• проформа может быть оформлена без контракта, а для коммерческого инвойса его наличие является обязательным условием;
• в инвойсе должна быть указана точная окончательная стоимость груза и количество товаров, в инвойс-проформе – не обязательно;
• инвойс обязывает осуществить отгрузку товара в полном объеме, но отгрузка может не состоятся, так как это предварительный документ.

Иногда документы могут быть взаимозаменяемыми, но чаще всего их применение разнится. Если говорить о ВЭД, то здесь гораздо важнее коммерческий инвойс, документ обеспечивает надёжную гарантию, выступает в качестве полноценного документа. К его оформлению следует подходить максимально внимательно, а в идеале лучше воспользоваться помощью таможенного брокера.

Инвойс и счёт-фактура: в чем разница?

В международной торговле инвойс — это ключевой документ, который подтверждает факт продажи товара и служит основанием для расчётов между продавцом и покупателем. Часто его путают со счётом-фактурой, однако это разные документы. Инвойс используется во внешнеэкономических сделках, а счёт-фактура — во внутренних расчётах между российскими компаниями. Последний отражает налог на добавленную стоимость, тогда как инвойс фиксирует стоимость товара без учёта НДС и служит основой для таможенного оформления. При международной сделке он является документом, который проверяют таможенные и банковские службы.

Как оформить инвойс?

Строгих правил в заполнении документа нет, но, чтобы банк принял инвойс-фактуру и перевёл на счёт исполнителя деньги, документ должен соответствовать определённым требованиям:

• коммерческий инвойс заполняется на фирменном бланке поставщика или на листе A4. Первый вариант является более удобным, так как в бланке уже прописаны все точные реквизиты продавца;
• документ заверяется подписью лица, ответственного за отправление товара;
• цены прописываются в валюте, оговорённой в договоре, в случае если валюты разные, то указывается, по какому курсу выполняется конверсия;
• как правило инвойс оформляется на языке, который понятен для продавца и покупателя (чаще всего это английский).

После заполнения коммерческого инвойса необходимо проверить, чтобы в документе были отражены следующие сведения:

• номер и дата оформления;
• информация о отправителе и получателе (продавец – покупатель);
• сведения о посредниках (если они есть);
• страна происхождения груза;
• тип упаковки;
• условия поставки;
• общая стоимость сделки;
• реквизиты банковского счёта;
• количество товара;
• подпись продавца.

Оформление коммерческого инвойса может быть выполнено индивидуальным предпринимателем, юридическим или физическим лицом. Документ составляется в 2-х экземплярах, по одному на покупателя и продавца, но лучше сделать несколько копий, так как их могут запросить разные службы.

Заполнение инвойса на специфические товары

При оформлении инвойса важно корректно отражать характеристики специфических категорий продукции. В документе необходимо точно указывать наименование товара, его серийные номера, артикулы и страну происхождения. Для технического и лабораторного оборудования, а также товаров с особыми параметрами — химических реагентов, биообразцов, текстиля — отдельно требуется полное описание, совпадающее с маркировкой и сопроводительными документами. Ошибки или неполные сведения могут вызвать вопросы у таможенных органов и задержку оформления. Поэтому все данные в инвойсе должны быть достоверными и соответствовать фактическому содержимому груза.

Пример заполнения

Пример стандартного инвойса включает:

• наименование экспортёра и импортёра;
• описание товара, включая количество, артикулы и страну происхождения;
• цену за единицу и общую сумму по сделке;
• условия поставки (Incoterms);
• дату и подписи сторон.

При необходимости в инвойсе добавляют дополнительные поля: номер контракта, банковские реквизиты, вес брутто и нетто, а также ссылки на транспортные документы. Корректность заполнения влияет на скорость прохождения таможни, особенно если в документе указаны сложные категории продукции или несколько позиций одновременно.

Главное об инвойсе

Главное, что нужно помнить — инвойс не просто формальный документ, а юридически значимое подтверждение сделки между сторонами. Он содержит ключевую информацию о сторонах, товаре, стоимости и условиях поставки. При оформлении важно проверять все данные: ошибки могут привести к задержкам при оплате и таможенном оформлении.

Подробнее о том, как проводится оплата, можно прочитать в статье Как оплатить инвойс в Китай.

Также полезно ознакомиться с условиями международных расчётов на странице Платежи за границу для юридических лиц.