Проформа-инвойс и инвойс: отличия

В сфере грузовых перевозок специалисты часто пользуются такими понятиями как инвойс и проформа, однако данные формулировки часто непонятны для многих грузоперевозчиков и участников бизнес-процессов. В статье разберёмся, в чем отличие между проформой и инвойсом в таможенном деле и вообще в перевозках.

Что такое инвойс?

Коммерческий инвойс – это документ, передаваемый покупателю продавцом при выставлении счёта на оплату. В инвойс-фактуре содержится исчерпывающая информация о транспортируем товаре (масса, цвет, материал изготовления, назначение). Важный пункт документа – количество и итоговая стоимость товаров, а также сведения об отправителе и грузополучателе. В инвойсе подробно прописаны условия договора, поэтому он является полноценным документом для выполнения банковских платежей, оформления таможенных пошлин.

Зачем используют инвойс?

Документ необходим для валютного и таможенного контроля при осуществлении международных сделок.

• Таможенный контроль – инвойс должен быть предоставлен при транспортировке грузов через таможенные посты, чтобы инспектор мог оценить стоимость груза, рассчитать сумму пошлин.
• Валютный контроль – банковским организациям и органам валютного контроля инвойс необходим, чтобы клиент мог осуществлять платежи в иностранной валюте. Документ обеспечивает прозрачность финансовых транзакций.

Как при валютном, так и при таможенном контроле инвойс-фактура является обязательной составляющей финансовых операций, помогает правильно оценить стоимость товаров, обеспечивает соответствие валютным и таможенным регламентам.

Что такое проформа?

Проформа – это документ, в котором указана предварительная информация о перевозимом товаре, здесь могут быть отображены данные о цене, количестве единиц поставляемой продукции. Проформа-инвойс является основанием для оформления коммерческого инвойса или счёта. Документ необходим, если товар перевозится через границу в виде гуманитарной помощи или на условиях предоплаты, выполняется поставка сырья для последующей переработки, направляются выставочные образцы. Данные, указанные в проформе, могут изменяться. Документ не обязывает заказчика произвести оплату. Получить денежные средства на основе proforma invoice поставщик (продавец) не может.

Отличия инвойса от проформы

Коммерческий инвойс является официальным документом, выставляемым после оказания услуги в полном объеме или поставки товаров. Он обладает юридической силой, может считаться основой для учёта. При таможенном контроле коммерческий инвойс необходим, чтобы верно оценить стоимость товаров, рассчитать сумму таможенных сборов и налогов, осуществить финансовые операции.

Инвойс-проформа – предварительный инвойс, который выставляется ещё до фактического оказания услуги или поставки продукции. Данный документ юридически считается не обязательным, не требует оплаты, его основополагающая цель – предоставить покупателю сведения о предстоящей сделке. В документе прописываются условия оплаты, стоимость услуги или товаров, дополнительные детали, необходимые для планирования коммерческой сделки. Несмотря на то, что с первого взгляда кажется, что инвойс и проформа идентичны, документы различаются по многим пунктам, а именно:

• проформа может быть оформлена без контракта, а для коммерческого инвойса его наличие является обязательным условием;
• в инвойсе должна быть указана точная окончательная стоимость груза и количество товаров, в инвойс-проформе – не обязательно;
• инвойс обязывает осуществить отгрузку товара в полном объеме, но отгрузка может не состоятся, так как это предварительный документ.

Иногда документы могут быть взаимозаменяемыми, но чаще всего их применение разнится. Если говорить о ВЭД, то здесь гораздо важнее коммерческий инвойс, документ обеспечивает надёжную гарантию, выступает в качестве полноценного документа. К его оформлению следует подходить максимально внимательно, а в идеале лучше воспользоваться помощью таможенного брокера.

Как оформить инвойс?

Строгих правил в заполнении документа нет, но, чтобы банк принял инвойс-фактуру и перевёл на счёт исполнителя деньги, документ должен соответствовать определённым требованиям:

• коммерческий инвойс заполняется на фирменном бланке поставщика или на листе A4. Первый вариант является более удобным, так как в бланке уже прописаны все точные реквизиты продавца;
• документ заверяется подписью лица, ответственного за отправление товара;
• цены прописываются в валюте, оговорённой в договоре, в случае если валюты разные, то указывается, по какому курсу выполняется конверсия;
• как правило инвойс оформляется на языке, который понятен для продавца и покупателя (чаще всего это английский).

После заполнения коммерческого инвойса необходимо проверить, чтобы в документе были отражены следующие сведения:

• номер и дата оформления;
• информация о отправителе и получателе (продавец – покупатель);
• сведения о посредниках (если они есть);
• страна происхождения груза;
• тип упаковки;
• условия поставки;
• общая стоимость сделки;
• реквизиты банковского счёта;
• количество товара;
• подпись продавца.

Оформление коммерческого инвойса может быть выполнено индивидуальным предпринимателем, юридическим или физическим лицом. Документ составляется в 2-х экземплярах, по одному на покупателя и продавца, но лучше сделать несколько копий, так как их могут запросить разные службы.