Электронная железнодорожная накладная с 1 сентября 2026 года: правила утверждены, технический формат — в проекте, структура документа и порядок обмена через ГИС ЭПД
Электронная железнодорожная накладная: правила утверждены, формат пока в проекте
Правительство РФ приняло постановление, которое устанавливает правила электронного обмена для транспортной железнодорожной накладной.
Какие документы с 1 сентября становятся обязательными в электронном виде
- транспортная железнодорожная накладная;
- грузовая накладная (авиаперевозки);
- транспортная накладная и заявка (автомобильные перевозки);
- все экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки).
Правила электронного обмена для каждого из этих документов уже утверждены. Но форматы (техническая структура файлов) пока готовы только для автомобильных перевозок. Для ж/д и авиации форматы по-прежнему имеют статус проектов. Тем не менее, готовиться нужно уже сейчас.
Согласно постановлению, электронная транспортная железнодорожная накладная состоит из четырёх обязательных и пяти опциональных файлов обмена.
Обязательные файлы (будут в каждой перевозке):
- файл грузоотправителя (сведения о грузе, отправителе, получателе, маршруте);
- файл перевозчика с квитанцией о приёме груза (подтверждение, что груз принят);
- файл перевозчика об уведомлении грузополучателя о прибытии груза;
- файл грузополучателя с дорожной ведомостью (подтверждение получения).
Опциональные файлы (если возникает ситуация):
- переадресовка (новый грузополучатель или станция назначения);
- составление акта (например, о недостаче, повреждении);
- перегрузка в пути (в другой вагон, контейнер, замена локомотива, перегрузка излишков);
- отцепка вагонов в пути следования;
- изменение финансового состояния участников перевозки (результаты расчётов после доставки).
Порядок обмена:
1. Грузоотправитель начинает – формирует свой файл.
2. Перевозчик отвечает парным файлом – квитанция о приёме груза.
3. При необходимости – опциональные файлы от перевозчика (переадресовка, акт, перегрузка, отцепка).
4. Груз прибывает на станцию назначения – перевозчик формирует уведомление о прибытии.
5. Грузополучатель подтверждает – своим файлом (дорожная ведомость).
6. Если были финансовые изменения – последний файл (изменение финансового состояния).
Всё это идёт через ГИС ЭПД (государственную информационную систему электронных перевозочных документов) и операторов ЭДО. То есть участники обмениваются файлами не напрямую, а через оператора, который проверяет и направляет данные дальше.
Бумажный вариант остаётся только в исключительных случаях.
По закону, с 1 сентября бумажную ж/д накладную можно будет оформить лишь при:
- перевозках воинских грузов;
- режиме ЧС, чрезвычайного положения, повышенной готовности в регионе;
- отсутствии технической возможности выхода в интернет у отправителя или перевозчика (форс-мажор).
Все остальные обязаны перейти на электронный документооборот.
Хотя правила обмена приняты, технический формат электронной ж/д накладной (структура XML-файлов и т.п.) ещё в проекте. До 1 сентября осталось четыре месяца – это вызывает риск, что система может быть не готова к массовому внедрению. Но откладывать подготовку не стоит.
Для работы через ГИС ЭПД нужно заключить соглашение с одним из операторов, имеющих допуск Минтранса. На данный момент таких компаний 11 (список на сайте Минтранса). Крупные операторы уже готовы, но малому бизнесу стоит поторопиться с выбором.
Внутренняя система РЖД (ЭТРАН) не отменяется, но должна интегрироваться с ГИС ЭПД. То есть те, кто привык работать в ЭТРАН, смогут продолжать, но юридически значимый документооборот пойдёт через государственную систему.