С 1 сентября 2026 года участникам коммерческих грузоперевозок предстоит перейти на обязательное применение электронных перевозочных документов. Изменения затронут заказчиков перевозки, экспедиторов, перевозчиков, грузоотправителей и грузополучателей. Каждому участнику необходимо заранее определить свою роль, подключиться к электронному документообороту и проверить готовность сотрудников и контрагентов.
На онлайн-семинаре Major Cargo Service были рассмотрены практические вопросы перехода на ЭПД и ЭТрН, а также действия, которые компаниям необходимо выполнить до вступления новых требований в силу. Компания уже несколько месяцев проводит тестирование электронного перевозочного документооборота совместно с партнёрами, поэтому рекомендации вебинара основаны не только на требованиях законодательства, но и на практическом опыте внедрения.
Как будет работать обмен электронными документами
Основой новой системы становятся электронные перевозочные документы, формируемые через операторов электронного документооборота. Напрямую подключиться к государственной информационной системе электронных перевозочных документов нельзя: обмен с ней выполняют операторы ЭДО.
Сформированные документы будут поступать в единую государственную систему. Доступ к содержащимся в ней сведениям получат уполномоченные ведомства, поэтому информация в документах должна быть точной и однозначной. Мы рекомендуем не использовать условные или приблизительные формулировки, которые впоследствии могут вызвать вопросы при проверке.
К основным документам относятся:
- электронная транспортная накладная;
- электронный заказ-заявка;
- поручение экспедитору;
- экспедиторская расписка;
- электронный путевой лист — в случаях, когда его применение является обязательным или выбранным перевозчиком добровольно.
Электронная транспортная накладная не возникает сама по себе. Ей предшествует документ, подтверждающий основание перевозки: например, электронный заказ-заявка или поручение экспедитору.
Ответственность распределяется между всеми участниками
Переход на электронные документы нельзя считать задачей только перевозчика или экспедитора. Каждый участник заполняет и подписывает свой блок документа, поэтому готовность одной компании не гарантирует, что перевозка будет оформлена правильно.
Заказчик должен своевременно сформировать основание для перевозки и передать достоверные сведения о грузе. Экспедитор организует дальнейший документооборот. Перевозчик подтверждает приём и сдачу груза. Грузополучатель оформляет результаты приёмки.
Ответственность участников в этой цепочке фактически равнозначна: отсутствие подписи или неподготовленность одной стороны может остановить весь процесс.
Что необходимо сделать перевозчику
Если компания является непосредственным перевозчиком и использует транспорт, оформленный на то же юридическое лицо, с которым заключён договор, она должна получить от заказчика электронный заказ-заявку.
В ответ перевозчик вносит в документ:
- сведения о транспортном средстве;
- данные водителя;
- подтверждение принятия заказа.
Эти сведения затем используются для формирования электронной транспортной накладной.
В ЭТрН перевозчик подписывает два основных титула: при получении груза и после его передачи грузополучателю. Если при погрузке или выгрузке обнаружены повреждения, недостача либо другие расхождения, их необходимо отразить в документе до его окончательного закрытия.
Рекомендуем предоставить водителям возможность участвовать в подписании документов. Водитель находится непосредственно на месте погрузки и выгрузки, поэтому может зафиксировать фактическое состояние груза и при необходимости приложить подтверждающие материалы.
После доставки перевозчику важно дождаться, пока грузополучатель оформит свой титул. Если указаны расхождения, перевозчик должен ознакомиться с ними и внести свои замечания. После завершения документооборота изменить уже закрытую ЭТрН будет нельзя.
Шесть шагов для подготовки перевозчика
- Оформить электронные подписи и машиночитаемые доверенности для сотрудников, которые будут подписывать документы.
- Подключить у действующего оператора ЭДО модуль для работы с электронными перевозочными документами.
- Проверить, что у водителей есть смартфоны, на которые можно установить необходимые приложения.
- Проанализировать договоры и при необходимости добавить возможность обмена электронными документами.
- Обучить логистов, водителей и других сотрудников.
- Провести тестовые перевозки до 1 сентября.
Эксперты Major Cargo Service рекомендуют использовать одного оператора и для обычного ЭДО, и для электронных перевозочных документов. Разделение процессов между разными системами усложняет интеграцию и повышает риск ошибок.
Тестирование желательно проводить на реальных перевозках, сохраняя до вступления обязательных требований бумажное дублирование. Это позволит проверить не только техническую передачу файла, но и действия всех участников цепочки.
Major Cargo Service уже проводит тестовые перевозки вместе с клиентами и перевозчиками и рекомендует не откладывать подключение до сентября. Мы постепенно расширяем количество участников тестирования и помогаем партнёрам проверить готовность процессов до вступления обязательных требований в силу.
Что требуется от заказчика перевозки
При работе по договору транспортной экспедиции заказчику необходимо выполнить три ключевые задачи:
- направить поручение экспедитору;
- передать полные и достоверные сведения о грузе;
- убедиться, что грузополучатель готов работать с электронными документами.
Поручение экспедитору запускает последующий документооборот. Его необходимо направлять до подачи транспортного средства — в рабочей практике желательно за сутки или за несколько дней до перевозки.
В поручении указываются маршрут, даты, сведения о грузе, грузоотправитель и грузополучатель. После получения документа экспедитор подтверждает его и начинает организацию перевозки.
При работе с Major Cargo Service или Major Terminal грузоотправителем в поручении экспедитору и в ЭТрН указывается Major, поскольку именно экспедитор заключает договор с непосредственным перевозчиком. При этом клиент остаётся заказчиком перевозки и инициирует процесс посредством поручения.
Отдельное внимание необходимо уделить описанию груза. Общих обозначений вроде «одна коробка» недостаточно: данные должны соответствовать фактически передаваемому товару и позволять однозначно определить его характеристики.
Грузополучатель должен быть готов к подписанию ЭТрН
Заказчику недостаточно настроить собственный электронный документооборот. Необходимо заранее проверить готовность склада, магазина, производственной площадки или другого получателя.
Грузополучателю потребуется:
- доступ к оператору ЭДО;
- сотрудник с необходимыми полномочиями;
- электронная подпись или другой предусмотренный способ подписания;
- устойчивый интернет на месте приёмки;
- понимание порядка оформления расхождений.
Если грузополучатель не сможет подписать документ, перевозчик не завершит оформление доставки. Это может привести к задержке автомобиля на территории объекта.
Складам и другим точкам приёмки также рекомендуется обеспечить стабильное интернет-соединение или предоставить водителям доступ к гостевой сети. Электронный документооборот должен завершаться непосредственно при передаче груза.
Когда ЭТрН не требуется
Электронная транспортная накладная возникает при наличии договора перевозки и привлечении третьей стороны.
Если организация перемещает собственные товары, оборудование или инструменты на собственном транспорте, ЭТрН не оформляется. Для такой ситуации применяется путевой лист. Если же для перевозки привлекается сторонний перевозчик, возникает необходимость оформления транспортной накладной.
Почему подготовку нельзя откладывать
Начинать изучение системы 1 сентября будет поздно. К этой дате компании уже должны уметь формировать, получать и подписывать документы, а также исправлять рабочие ошибки до закрытия перевозки.
Главная задача подготовительного периода — проверить всю цепочку: заказчика, экспедитора, перевозчика, водителя, грузоотправителя и грузополучателя. Даже полностью настроенная система одной компании не поможет, если контрагент не подключён к ЭДО или не назначил сотрудника для подписания.
Практическая подготовка включает не только покупку модуля у оператора, но и пересмотр договоров, распределение полномочий, обучение сотрудников и проведение тестовых перевозок. Major Cargo Service уже проводит такую работу совместно с клиентами и перевозчиками, помогая протестировать обмен электронными документами и выявить возможные сложности ещё до 1 сентября. Такой подход позволяет перейти на обязательное применение ЭПД и ЭТрН значительно спокойнее и избежать ошибок при запуске.